クラウド会計を導入するだけでも効率化できます。
しかし、クラウド会計導入とあわせて経理事務も見直すと更に効率化できるんです。
今回はクラウド会計freeeやMFクラウドを導入でする際にやっておきたい経理事務の効率化について説明します。
クラウド会計で自動経理！でも…
クラウド会計freeeやMFクラウドの導入で銀行の取引明細をかんたんに取り込めるようになった！
でも、プライベートの支出と事業用の支出が混ざってて何だったか覚えていないものもある…
クラウドは全自動って聞いてたのに…
クラウド会計は完全自動ではない…
クラウド会計の自動仕訳は完全自動ではないのです。
クラウド会計は銀行やクレジットカードの取引履歴しか認識していませんからアマゾンでものを購入したことまではわかってくれますが、それがプライベート用なのか、事業用なのか、というところまではわかってくれないのです。
なのでプライベート用と事業用との区別は事業主のあなたがしないといけません。
ではこれから、後から見てかんたんにプライベート用と事業用とがわかる方法を説明します。
3つの銀行口座で経理効率化！
銀行口座は3つ作りましょう。
｢プライベート用｣｢入金用｣｢出金用｣の3つに分けます。
個人名義の銀行口座を使ってもOK!
個人名義のいままで普通に使っていた銀行口座をそのまま使っても大丈夫です。
プライベートと事業を完全分けて管理するためのものです。
自分の管理のためにやっていることですので税金計算には関係ありません。
2つのクレジットカードで経理効率化！
さらに効率化をすすめるためにクレジットカードは2つ作ります。
｢プライベート用｣と｢事業用｣の2つです。
こちらも銀行口座とを分けるのと目的は同じで、事業経費なのか、家事関連費なのか分けるためです。
個人名義のクレジットカードを使ってもOK!
クレジットカードもいままで使っていた個人名義のものをそのまま使っても大丈夫です。
経理効率化のための銀行口座・クレジットカード活用法
3つの銀行口座と2つのクレジットカードを作って効率的に経理できる体制は整いましたが、ルールにしたがって運用していかなければ効果は半減してしまいます。
より効率的に経理ができる銀行口座・クレジットカード活用の仕方を説明します。
今後の経費支払いは全部クレジットカードで！
ちょっとした支払いだからといって現金で支払っていないですか。
今後の経費支払いはすべてビジネス用のクレジットカードで支払うようにしましょう。
経費をクレジットカードで支払うメリット
経費をクレジットカードで支払うメリットは以下の通りです。
- クラウド会計で取引をかんたんに取り込むことができる
- クレジットカードのポイントが貯まる
どうしてもクレジットカードが使えないとき現金で
クレジットカードで経費の支払いをしたほうが明らかにラクだということはお分かりいただけたかと思います。
明日からクレジットカード三昧で脱・現金…と思いきや、世の中にはまだクレジットカード決済に対応していないお店が有ります。
例えば集中して仕事をするため、外回りの合間の時間で仕事するため、カフェでコーヒーを買った場合には、事業目的の利用なのでコーヒー代は経費にすることができます。
ですが、このカフェ現金決済のみの対応のためしぶしぶ現金で支払い、レシートを受け取りました。
あわせて、お決まりの「領収書もお願いします」と店員さんにお願いします。個人事業主お決まりのフレーズです。
さすがに、カフェで領収書をお願いする人はいないかと思いますが…笑
さて、こんなときどうするのが一番ラクなのでしょうか。
プライベートのレシートはすぐに捨てよう
まず、プライベートのレシートはすぐに捨てましょう。
残していても事業用の支払いだったかプライベート用の支払いだったかわからなくなるので邪魔なだけです。
プライベートでも現金支払いの記録を残したいということであればスマホで家計簿アプリを使って記録することをおすすめします。
事業用のレシートは取っておいて事業用支払口座から引き出す
事業用のレシートは一旦残しておきます。
経費の証拠書類になるので税務調査対象期間から外れるまで捨ててはいけません。
レシートがたまってきたら束にしてまとめる
ある程度レシートが貯まってきたらそのレシートを束にしてホッチキス等でまとめて止めておきましょう。
この後事業用経費口座から現金で支払った金額を引き出すのですが、ホッチキス等で止めておかなければどのレシートは引き出したのかわからなくなってしまいます。
レシートの束ごとに事業用支払口座から引き出す
レシートの束を作ったら、束の合計金額を集計します。
この合計金額分のお金を事業用の支払口座から引き出しましょう。
こうすることで現金で取引したものも口座の取引履歴に記録され記帳がラクになります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
簡単にまとめると以下のとおりです。
- 銀行口座は「プライベート」「支払専用」「入金専用」の3つ
- クレジットカードは「プライベート」「事業用」の2つ
- 原則クレジットカードで支払う
- 現金でプライベートの支払をした場合、領収書はすぐに捨てる
- 現金で事業用の支払をした場合、領収書は残しておいて後でまとめて支払専用の銀行口座から引き出す
これだけで記帳がラクになって効率化できますよ。